QUIENES SOMOS

TOPHARMA SAS. Somos una empresa farmacéutica dinámica que desarrolla soluciones (productos y servicios) de calidad con alto reconocimiento para su comercialización y distribución en segmentos de mercado especificos y en diferentes paises, a través de la creación unidades de negocio independientes, con el respaldo de un equipo profesional, altamente calificado que brinda un servicio cálido, oportuno y puntual, que garantiza la rentabilidad para los accionistas.

TOPHARMA SAS. dar a conocer la Política de privacidad de información y tratamiento de datos personales lo anterior conforme a los lineamientos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual tiene la finalidad de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales. Igualmente, la política de datos aquí presentada, incluye las condiciones de confidencialidad y seguridad con la que será tratada la información, así como los procedimientos establecidos para que el titular de los datos puedan ejercer sus derechos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

TOPHARMA SAS. como persona jurídica constituida y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con NIT 900.215.073-6, es la Responsable general del Tratamiento de la información que reposa en las bases de datos de cada una de las áreas que la conforman, quién puede actuar como receptor de información, por ende, recolecta, almacena, usa o circula, datos e información como parte del desarrollo de su actividad social; sin embargo ha determinado un Responsable, la jefatura administrativa en virtud de la clase de datos manejados por ellos. En ese sentido, TOPHARMA SAS. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

En consecuencia, TOPHARMA SAS. recolecta información de los titulares de la información a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados, dicha información es utilizada para las finalidades expresadas en esta política de tratamiento de datos conforme a la Ley 1581 de 2012.

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales,TOPHARMA SAS. ​estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le concierne.

• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Aceptación politica de tratamiento de datos

Como se establece en la Ley 1581 de 2012, y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, debe entenderse por “datos personales” cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; así mismo, se entenderá por “tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; y se entenderá por “titular” a la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

En consecuencia, la aceptación expresa a esta política de privacidad y del tratamiento de la información y los datos personales, se da cuando el titular de los datos o de la información da su autorización expresa a través de diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular para usar esa información. Así, al aceptar esta política de tratamiento de datos, los usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados, autorizan expresamente a TOPHARMA SAS para realizar el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en lostérminos de la presente política y/o transferencia dentro del país o a terceros países de los datos suministrados para las finalidades descritas en las políticas de privacidad de los terceros a quienes sean transferidos dichos datos personales. Con la aceptación de la presente política de privacidad cada uno de los usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados autoriza el tratamiento de dichos datos para todas las finalidades establecidas en este documento y especialmente para:

1. Fines pre-contractuales, contractuales, y/o acuerdos respectivos en el desarrollo de la vinculación como acreedor/deudor, tanto en su selección, vinculación, administración y seguimiento de sus relaciones; para fines administrativos, financieros, comerciales, publicitarios y en general para conservar un adecuado canal de comunicación y contacto con proveedores, clientes y trabajadores.

2. Facilitar los procesos comerciales de compra/venta de productos, bienes y/o servicios.

3. Descripción de las actividades realizadas por TOPHARMA SAS que implique la manipulación de datos personales.

Información y datos obtendos

Los datos que serán susceptibles de ser recolectados, almacenados, usados, circulados, compartidos, procesados, según su vínculo contractual son los siguientes:

1. Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).

2. Nombres y Apellidos / Razón Social.

3. Cargo / Ocupación.

4. Fecha de nacimiento y género.

5. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).

6. Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).

7. Fax (personal o laboral).

Derechos de los titulares de la información

Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de TOPHARMA SAS son los siguientes:

a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013.

c) Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.

d) Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrá revocar la autorización otorgada a TOPHARMA SAS ​para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

e) Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Procedimiento para atención y respuesta de peticiones, consultas, quejas y reclamos de titulares de datos personales

Los Titulares de Datos Personales tratados por TOPHARMA SAS tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos, solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención, u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

• Comunicación dirigida a TOPHARMA SAS​, Cr. 47 A # 95 – 56 Ed. King David Oficina 305.

• Solicitud presentada al correo electrónico:info@topharma.com

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

1. Procedimiento para la realización de peticiones y consultas *El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

*El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

*La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca.

*Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, TOPHARMA SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información

*Las peticiones y/o consultas serán atendida por TOPHARMA SAS en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Procedimiento para la realización de quejas y reclamos De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por TOPHARMA SAS deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante TOPHARMA SAS​, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

*El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

*La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por TOPHARMA SAS indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

*Si la solicitud se presenta incompleta, TOPHARMA SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

*En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de TOPHARMA SAS​, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

*Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.*El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Veracidad de la información

Los titulares de la información deberán en todo momento suministrar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los principios y fines perseguidos por la Ley 1581 de 2012.

TOPHARMA SAS​. presumirá la veracidad de la información suministrada, y no asumirá en ningún caso la obligación de verificar ni la identidad de los usuarios, ni la vigencia, ni la autenticidad de los datos suministrados. Por tanto, no asumirá responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

Modificación y/o actualización de la política de tratamiento de datos

TOPHARMA SAS ​se reserva el derecho a modificar y realizar cambios a la presente política de tratamiento de datos en atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos en cualquier momento y cuando lo considere necesario.

Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 23 de marzo del 2017 y se encuentra visible para su consulta en nuestras paginas web:

http://www.topharma.com/ y https://skink.me/